EXPOBASE

Der Messe Veranstalter ist mit sämtlichen Aufgaben zur Organisation und zur Koordination betraut. Das beginnt bereits, wenn der Entschluss gefasst ist, eine Messe auszurichten. Dann muss geklärt werden, wo sie stattfinden soll und auch wann. Gerade die Frage nach dem Wann ist nicht unbedingt leicht zu beantworten. Denn jeder Messe Veranstalter hat sicherlich seinen Wunschtermin, wenn dieser aber mit anderen Veranstaltungen von derselben oder höherer Bedeutung kollidiert, sollte die Terminwahl überdacht werden. Denn schließlich sollen so viele Besucher wie möglich auf die Messe kommen. Daher ist es auch ratsam, den Termin so zeitig wie möglich festzulegen und auch bekannt zu geben. Nicht umsonst wird empfohlen, die Terminplanung mindestens ein Jahr im Voraus zu tätigen. Ist der Termin geklärt und konnte eine Örtlichkeit gefunden werden, so muss der Messe Veranstalter die Werbetrommel rühren und potentiellen Ausstellern die Veranstaltung schmackhaft machen.  Denn der beste Termin in einer begehrten Halle hilft nichts, wenn kein Aussteller kommen mag.

Ein Konzept ist wichtig, damit sich die Aussteller auch angesprochen fühlen. Bei einer Fachmesse ist dies noch um einiges einfacher, als bei einer Universalmesse. Hier können sich leicht Aussteller angesprochen fühlen, die mit ihren Produkten nicht zu den Vorstellungen des Messe Veranstalters passen. Der Messe Veranstalter muss zudem den Auf- und Abbau der Ausstellungsstände koordinieren. Hierbei muss geklärt werden, ob die Aussteller den Aufbau selbst übernehmen möchten, weil dies einfach kostengünstiger ist, oder ob ein professioneller Messebauer beauftragt werden soll. Ist das der Fall, muss der Messe Veranstalter die Konditionen mit dem gewählten Aufbauunternehmen abklären. Der Messe Veranstalter muss für die Bekanntmachung der Ausstellung in der Öffentlichkeit sorgen und so weit wie möglich die Werbetrommel rühren. Hinzu kommt, dass er auch nach Beendigung der Messe noch ein Ansprechpartner für die Presse ist.